עולם השיווק הדינמי והמתפתח מחייב אנשי מקצוע להיות מעודכנים בטרנדים החדשים ובטכנולוגיות המתקדמות ביותר כל הזמן. כנסים בתחום השיווק הם פלטפורמה מצוינת עבור אנשי מקצוע אלה ללמוד, להתחבר ולשתף ידע. אבל האמת היא שארגון כנס מוצלח בתחום השיווק אינו משימה פשוטה. הוא דורש תכנון, ניהול יעיל והשקעה רבה. במאמר זה נסקור את השלבים העיקריים בארגון כנס שיווקי מוצלח, החל מגיבוש רעיון ועד ליום האירוע עצמו.
הגדירו את המטרות
לפני שאתם מתחילים לתכנן את הפרטים הקטנים, הגדירו בבירור את המטרות של הכנס. קבעו את קהל היעד, את נושאי המפתח שיש לכסות ואת התוצאות שאתם מצפים להשיג מהאירוע. בהירות זו תנחה את כל ההחלטות הבאות.
קבעו את התקציב
הגדירו תקציב מפורט המכסה את כל ההוצאות הפוטנציאליות, כולל השכרת מקום, שיווק, אירוח פאנל דוברים, קייטרינג ועלויות לוגיסטיות אחרות. הפקידו לכלול קצת יותר מכמה שאתם חושבים שזה צפוי לעלות כדי שתוכלו לכסות הוצאות בלתי צפויות.
בחרו את התאריך הנכון
בחרו תאריך שאינו מתנגש עם אירועים מרכזיים אחרים בתעשייה. בדקו מראש את הזמינות של דוברים מרכזיים ואת ההעדפות של קהל היעד שלכם. הקדישו מספיק זמן לתכנון ולשיווק האירוע.
מצאו אולם כנסים במרכז
חפשו אולם כנסים במרכז הארץ כדי להנגיש אותו לקהל גדול יותר. מיקומים מרכזיים הם נוחים יותר למשתתפים המגיעים מאזורים שונים בארץ, ולכן מומלץ לשכור מקום בתל אביב לשם קיום הכנס. ודאו שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הצפוי בנוחות, ובדקו את הגמישות בסידורי הישיבה כך שיתאימו לפורמטים שונים של מפגשים. ודאו שהמקום מספק אינטרנט אלחוטי, מקומות חניה מסודרים ונגישות לאנשים עם מוגבלויות, וודאו שניתן לקבל תמיכה טכנית במהלך האירוע במידת הצורך.
הזמינו דוברים מעניינים
הזמינו דוברים בולטים מתחום השיווק היכולים למשוך משתתפים. חפשו מומחים בתעשייה, משווקים משפיעים ומובילי דעה. שלחו הזמנות רשמיות המתארות את היתרונות של ההשתתפות בכנס שלכם. בנוסף, תכננו סדר יום מפורט הכולל נאומים מרכזיים, פאנלים, סדנאות ומפגשי נטוורקינג. ודאו שיש מגוון רחב של נושאים העונים על האינטרסים ועל הצרכים של קהל היעד שלכם.
פתחו תוכנית שיווק
פתחו אתר ייעודי עם כל המידע הדרוש על הכנס, כולל סדר היום, הדוברים, פרטי המקום ותהליך ההרשמה. ודא שהאתר ידידותי למשתמש ומותאם לנייד. השתמשו בפלטפורמות מדיה חברתית כדי לקדם את האירוע שלכם. צרו דפי אירועים בפייסבוק, בלינקדאין ובפלטפורמות רלוונטיות אחרות. פרסמו באופן קבוע עדכונים, הודעות דובר ותוכן מרתק כדי ליצור עניין.
בנו רשימת דוא"ל של משתתפים פוטנציאליים ושלחו קמפיינים ממוקדים בדוא"ל. ספקו תוכן בעל ערך הקשור לנושאי הכנס כדי למשוך את הקהל שלכם ולעודד הרשמות.
הפיצו הזמנות
שלחו הזמנות מותאמות אישית לשחקני מפתח בתעשייה, לנותני חסות פוטנציאליים ולדמויות משפיעות. הדגישו את הערך שהם ירוויחו על ידי השתתפות בכנס. השתמשו בפלטפורמות הזמנות דיגיטליות כדי לשלוח הזמנות ולעקוב אחר תגובות, וודאו שההזמנות מושכות חזותית וכוללות את כל הפרטים הדרושים על האירוע. בצעו מעקב אחר מוזמנים שלא הגיבו, והשתמשו בתזכורות דוא"ל ובשיחות טלפון כדי להבטיח נוכחות מרבית.
נהלו את האירוע
הגדירו תהליך הרשמה חלק במקום. השתמשו במערכות צ'ק-אין דיגיטליות כדי להימנע מתורים ארוכים ולהבטיח חוויה חלקה למשתתפים. הקצו צוות לניהול היבטים שונים של האירוע, כמו הרשמה, תמיכה טכנית וסיוע למשתתפים. תדרכו אותם ביסודיות על התפקידים ועל תחומי האחריות שלהם. כמו כן, השתמשו בשילוט ברור כדי להדריך את המשתתפים ברחבי המקום. ודאו שכל חדרי המפגשים, השירותים והמתקנים האחרים מסומנים היטב.
לסיכום
ארגון כנס שיווק מוצלח הוא תהליך מורכב הדורש תכנון מדוקדק, ניהול יעיל והשקעה רבה. עם זאת, ההשקעה משתלמת – כנס מוצלח יכול להביא לחשיפה, ליצירת קשרים עסקיים חדשים ולשיפור המוניטין של החברה או הארגון.
